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Audits

Commissie Kwaliteit en Aanvaarding

Handleiding voor Interne Audits

 

Commission de Qualité et d’Agréation

Manuel pour les Audits Internes





Procedure
/ Procédure : FEBEX – Com K&A/Q&A – 001           

Editie / Edition : 2.0       

Datum / Date : 26/10/2016

 

 

 

Interne Audits van Processystemen

Audit Interne des Systèmes de Processus

 

 

 

 

Functie / Fonction

Naam / Nom

Name  

Voorbereid door



Préparé par

Commissie K&A FEBEX

Commission Q&A FEBEX

ir. Marc Goorden - KRID

Handtekening / Datum

Signature / Date

Herzien en goedgekeurd door



Révisé et approuvé par

Commissie K&A FEBEX

Commission Q&A FEBEX

Voorzitter Com K&A FEBEX



Président Com Q&A FEBEX



Carl F.R. De Ridder

 

Geautoriseerd door



Autorisé par

FEBEX

Voorzitter

 

Président



Joost Beke

 

 

 

Historiek / Historique

 

Editie

Edition

Datum

Date

Beschrijving van de Wijziging

Description de la modification

Opgemaakt door 

Crée par

1.0

10/07/2015

Deze eerste FEBEX editie is gebaseerd op

1.     FEBEX - aanvaardingsprocedure voor nieuwe leden

2.     de enquête m.b.t. de gebruikte interne procedure voor de aanvaarding van nieuwe leden bij de Leden Verenigingen - Oktober 2013 

3.     Organisatie "EEEI-EGLE" : de Europese organisatie gesteund door de EU voor het opstellen van een EU-wetgeving aangaande “gerechtsdeskundigen”

4.     Aanvaardingsprocedure voor nieuwe leden bij de Leden Verenigingen

 

 

Cette première édition FEBEX est basée sur



1.     FEBEX - procédure d'agréation pour les nouveaux membres

2.     enquête concernant la procédure interne utilisée pour l'agréation des nouveaux membres dans les Associations-Membres - Octobre 2013

3.     Organisation "EEEI-EGLE" : institut Européen soutenu par l' UE pour la rédaction d'une règlementation-UE concernant les "experts judiciaires"

4.     Procédure d'agréation pour de nouveaux membres des Associations-Membres

 

ir. Marc Goorden

2.0

26.10.2016

Aanpassingen “Commissie Kwaliteit en Aanvaarding” - “CK&A”

Adaptations “Commission Qualité et Agréation” - “CQ&A”

 

 

 

 

 

 

 

INHOUD

 

 

Definities

Verantwoordelijkheden

Werkwijze / Stroomschema

·    Auditplanning

·    Voorbereiding

·    Uitvoering

·    Rapportage / evaluatie / communicatie

·    Acties naar aanleiding van de Audit

Auditors : Definities en Criteria

Checklijst

Bijlage

 

CONTENU

 

Définitions

Responsabilités

Mode d'emploi / Schéma

·         Planification de l'Audit

·         Préparation

·         Exécution

·         Rapportage / évaluation / communication

·         Actions suite à l' Audit

Auditeurs : Définitions et Critères

Checklist

Annexes

 

Definities en Objectieven

 

Audit :

Auditeren omvat het uitvoeren van een onderzoek naar een proces of organisatie.

Een operationele of proces audit richt zich op het onderzoek naar de opzet en werking van beheersmaatregelen en het controleren van de naleving van richtlijnen en procedures zoals die door de organisatie zijn opgesteld.

Om deze naleving te controleren worden auditors aangesteld, die in naam van het Bestuur controleren of de regels worden opgevolgd.

Bij een audit wordt gebruik gemaakt van een richtlijn om te bepalen hoe je de beheersing moet inrichten.

Interne audits zijn een middel om de correcte implementatie, toepassing, doeltreffendheid en de goede werking van de processystemen te evalueren met het oog op een continue verbetering.

De uitkomsten van een audit worden in een rapport vastgelegd.

 

Doel :

Het doel van deze procedure is het beschrijven van de activiteiten en verantwoordelijkheden m.b.t. het plannen en uitvoeren van interne audits om vast te stellen of de systemen

-     voldoen aan de eisen vastgelegd door FEBEX

-     doeltreffend zijn geïmplementeerd en onderhouden 

Het is de bedoeling dat FEBEX hierdoor het niveau van de leden van haar Leden Verenigingen kan garanderen.

 

Toepassing :

Deze procedure is van toepassing op het uitvoeren van interne audits bij de betrokken Leden Verenigingen van FEBEX, binnen de voorgeschreven beheerssystemen bij FEBEX.

 

Legende :

RvB : Raad van Bestuur FEBEX

CK&A: Commissie Kwaliteit en Aanvaarding 

VLV: Verantwoordelijke Leden Verenigingen

 

 

 

 

 

 

 

 

Définitions et Objectifs  

 

 

Audit  

L’audit constitue la réalisation de l’analyse d’un processus ou d’une organisation.

Un audit opérationnel se concentre sur l'étude de la conception et du fonctionnement des mesures de contrôle et sur le contrôle du respect des directives et procédures établies par l'organisation.

Pour vérifier cette conformité, des auditeurs sont nommés, qui vérifient au nom du conseil d'administration si les règles sont bien respectées.

Lors d’un audit des directives sont utilisées pour déterminer comment organiser les contrôles.

Les audits internes sont un moyen d'évaluer la bonne mise en œuvre, l'application, l'efficacité et le bon fonctionnement des procédures en vue d'une amélioration continue.

Les résultats d'un audit sont consignés dans un rapport.

 

Objectif :

Le but de cette procédure est de décrire les activités et les responsabilités relatives à la planification et la réalisation des audits internes pour déterminer si les procédures :

- Satisfont aux exigences fixées par Febex

- Sont effectivement mises en œuvre et maintenues

De cette façon, Febex est en mesure de garantir le niveau des membres de ses associations membres.

 

Application :

Cette procédure est applicable à la réalisation d'audits internes des Associations membres de Febex dans le cadre des procédures de contrôles prévues par Febex.

 

Légende :

CA : Conseil d’administration de FEBEX

CQ&A: Commission Qualité et agréation 

FMR: Fédérations Membres Responsables

 

 

 

 

 

 

Verantwoordelijkheden

 

 RvB

CK&A

Auditor

VLV

Auditplanning

- autoriseren

- opstellen

 

 

Audit

 

 

- inplannen

- voorbereiden

- uitvoeren

- info ter beschikking stellen van de auditor

Correctieve acties

 

 

 

- definiëren acties

Auditrapport



Checklijst

Actiepunten

 

- beheren

- presenteren aan RvB

- opstellen

- ondertekenen

- versturen naar

=> VLV

=> CK&A

- goedkeuren

 

 

 

 

 

 

 

Responsabilités

 

 

 

 

 CA

CQ&A

Auditeur

VLV

Planning de l’audit

- autorisation

- rédaction

 

 

Audit

 

 

- planification

- préparation

- exécution

- mise à disposition des auditeurs

Mesures de corrections

 

 

 

- définition des actions

Rapport d’audit



Checklist

des actions

 

- contrôle

- présentation au CA

- rédaction

- signature

- distribution à

=> VLV

=> CQ&A

- approbation

 

 

 

 

 

 

 

Werkwijze  : Stroomschema

INPUT

PROCES FLOW

OUTPUT

 

 

 

3- jaar auditplanning

Opstellen audit jaarplanning

Audit jaarplanning

 

Autorisatie Auditjaarplanning

 

Geautoriseerde Audit jaarplanning

Informeren VLV

 

 

Afspreken van exacte datum audit met VLV

 

Openstaande actiepunten

Voorbereiden van de audit

Audit checklijst

Audit checklijst

Uitvoeren audit

 

 

Terugkoppelen auditresultaten aan VLV

 

 

Definiëren correctieve acties

 

Data base “interne audits”

Opstellen auditrapport

- auditresultaten

- correctieve acties

 

 

Ondertekenen auditrapport

Goed te keuren auditrapport

 

Versturen naar VLV voor goedkeuring

 

 

Ondertekenen auditrapport ter goedkeuring

Goedgekeurd auditrapport

Goedgekeurd auditrapport

Verdeling naar VLV en CK&A

 

 

Beheer auditrapport

        

 

Presenteren resultaten interne audits aan RvB FEBEX

 

 

Mode d'emploi - Schéma

INPUT

PROCES FLOW

OUTPUT

 

 

 

Planning d’audit sur 3 ans

Etablir le planning de l’audit

Planning de l’audit

 

Autorisation du planning

 

Planning d’audit autorisé

Information de la FMR

 

 

Fixer la date exacte du planning avec la FMR

 

Points d’actions en suspens

Prépare l’audit

Checklist de l’audit

Checklist de l’audit

Exécution de l’audit

 

 

Retour ver la FMR avec les résultats

 

 

Définir les actions correctives

 

Base de données “audits internes”

Etablir le rapport de l’audit

- résultats de l’audit

- action correctives

Rapport de l’audit à approuver

 

Signature du rapport de l’audit

 

 

Envoyer à la FMR pour approbation

 

 

Signature du rapport de l’audit pour approbation

Rapport approuvé

Rapport d’audit approuvé

Distribution vers la FMC et la CQ&A

 

 

Gestion rapport d’audit

        

 

Présentation des résultats des audits internes au CA de FEBEX

 

 

 

Op basis van de 3-jaar auditplanning stelt de CK&A jaarlijks een interne auditplanning op en legt deze voor aan de RvB FEBEX ter autorisatie.

De geplande interne audits op de auditjaarplanning worden geïdentificeerd door een identificatienummer (jaar van de auditplanning en volgnummer).

Deze planning houdt rekening met de status en het belang van de te auditeren processen evenals met de resultaten van vorige audits.

De CK&A verdeelt de goedgekeurde auditjaarplanning tevens aan de respectievelijke verantwoordelijke van de Leden Verenigingen

 

 

Vóór de uitvoering van de interne audit spreekt de auditor met de verantwoordelijke van de Leden Verenigingen een exacte datum af waarop de audit zal plaatsvinden.

De auditor bereidt de audit voor aan de hand van een audit checklijst waarop hij de punten en vragen vermeldt die hij tijdens de interne audit wil behandelen.

 

 

De interne audit vindt plaats op de afgesproken datum.

De audits worden uitgevoerd door twee intern gekwalificeerde auditoren.

De audit checklijst wordt hierbij als leidraad gebruikt.

Tijdens de audit worden ook de openstaande actiepunten naar aanleiding van de vorige interne audits overlopen en geëvalueerd.

Na afloop van de audit worden de resultaten en vaststellingen (non-conformiteit, aanbevelingen) door de auditor(en) meegedeeld aan de geauditeerden.

De geauditeerden leggen de nodige correctieve acties vast.

 

 

De auditor stelt een auditrapport op en registreert dit rapport onder het toegekende identificatienummer in de database ‘interne audits’.

Dit auditrapport omvat tevens de audit checklijst en de niet–conformiteit en aanbevelingen met bijhorende correctieve acties en de termijn waarbinnen de maatregelen dienen uitgevoerd te zijn.

De auditor ondertekent het auditrapport en overhandigt het aan de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen ter finale goedkeuring.

Het goedgekeurde auditrapport (pdf) wordt door de interne auditor verstuurd naar de betrokken verantwoordelijke van de Leden Verenigingen en de CK&A.

De CK&A bewaart de auditrapporten in de database evenals de ondertekende hard copy.

Hij presenteert de resultaten van de interne audits aan de RvB tijdens de Algemene Vergadering van FEBEX.

 

 

1.    Correctieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat onvolkomenheden  zich niet herhalen.

Alle afwijkingen worden geïnventariseerd en geanalyseerd.

Adequate corrigerende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van heroptreden van deze tekortkomingen. De betrokken processen worden bijgevolg als dusdanig verbeterd.

De corrigerende maatregelen worden door de Leden Verenigingen geregistreerd, opgevolgd en geëvalueerd naar doeltreffendheid volgens de geldende procedure.

De CK&A ontvangt hierbij een overzicht van de corrigerende maatregelen.

 

2.    Preventieve maatregelen

In overeenstemming met het geformuleerde beleid van FEBEX dienen de Leden Verenigingen te bewerkstelligen dat er preventief wordt opgetreden zodat potentiële tekortkomingen kunnen worden vermeden.

Door het bestuderen van diverse informatiebronnen, zoals verbeteringsvoorstellen van de eigen leden, interne processen, auditverslagen, registraties, bemerkingen … kunnen mogelijke oorzaken, die kunnen leiden tot tekortkomingen, preventief worden opgespoord.

Na analyse dient men doeltreffende preventieve maatregelen in te voeren om deze potentiële oorzaken uit te schakelen.

 

·         Auditplanning

·         Rapporten/audit checklijsten van interne audits

·         Database ‘interne audits’

·         Database ‘actiepunten’

 

Lijst van Auditors : alle leden van Commissie Kwaliteit en Aanvaarding

 

Criteria kwalificatie interne auditor

·         Minimum 1  jaar lid van FEBEX – Commissie Kwaliteit en Aanvaarding en 3 jaar lid bij één van de Leden Verenigingen van FEBEX

·         Opleiding “Interne auditor “ te hebben gevolgd ingericht door FEBEX of bij een door FEBEX erkende organisatie

·         het uitvoeren van de audit gebeurt door minimum 2 interne auditoren waarvan 1 hoofdauditor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Planning des Audits

 

La commission qualité et agréation  distribue le planning approuvé aux responsables respectifs des associations membres.

Sur la base du planning d'audit de trois ans, la commission qualité et agréation établit  un planning annuel d'audit interne et le soumet au CA de FEBEX pour autorisation.

Les audits internes prévus sont identifiés dans la planification de la vérification annuelle par un numéro d'identification (année de planification de la vérification et le numéro de série).

Cette planification tient compte du statut et de l'importance des processus à contrôler ainsi que les résultats des audits précédents.

La  commission qualité et agréation  distribue le planning annuel de l’audit approuvé aux responsables respectifs des associations membres

 

Préparation

 

Avant la mise en œuvre de l'audit interne l’auditeur se met d’accord avec le responsable de l’ association membres sur la date exacte à laquelle l’audit aura lieu.

L'auditeur prépare l’audit sur base d'une checklist mentionnant les points et les questions qu'il veut traiter lors de l’audit interne.

Réalisation

 

L'audit interne aura lieu à la date convenue.

Les audits sont effectués par deux auditeurs internes qualifiés.

La liste des contrôles (checklist) est utilisé comme ligne directrice.

Au cours de la vérification les points d’actions restés en suspens lors de l’audit précédent sont repris et évalués

Après l’audit, les résultats et les conclusions (non-conformités et recommandations) sont communiqués par l’auditeur à l’audité.

Les audités établissent la liste des mesures correctives nécessaires.

Rapportage / Evaluation  / Communication

 

L’auditeur établit son rapport d’audit et enregistre ce rapport avec le numéro d'identification attribué dans la base de données 'audits internes’

Ce rapport d'audit comprend la liste de contrôle de vérification (checklist)  et de non-conformités, les recommandations concernant les actions correctives nécessaires ainsi que le délai dans lequel les mesures doivent être mises en œuvre.

L'auditeur signe le rapport d'audit et l’envoi au responsable de l’association membres concernée pour 'approbation finale.

Le rapport d'audit approuvé (PDF) est envoyé par l'auditeur interne au responsable de l’ association membre et au gestionnaire CQ &A concerné.

La commission qualité et acceptation  conserve les rapports d'audits dans la base de données ainsi que les copies papier signées.

Elle présente les résultats des audits internes au Conseil d’administration et pendant l’Assemblée Générale de Febex.

 

Actions par suite de l’audit

 

1.    Mesures correctives

Conformément à  la procédure prévue par Febex les associations membres doivent tout mettre en œuvre pour que les imperfections ne se réitèrent pas.

Tous les écarts sont identifiés et analysés.

Dans le but de prévenir la récurrence de ces lacunes, les mesures correctives adéquates doivent être prises. Les processus concernés sont par conséquent améliorés en tant que tels.

Les actions correctives sont enregistrées par les associations membres, contrôlées et évaluées au niveau de leur efficacité, ce conformément à la procédure applicable.

La commission qualité et acceptation  reçoit également un résumé des mesures correctives.

 

 

2.    Mesures préventives

Conformément à la procédure prévue par Febex les associations membres doivent tout mettre en œuvre pour intervenir de façon préventive afin que les inconvénients potentiels soient évités.

En étudiant les diverses sources d'informations, y compris les suggestions d'amélioration de ses propres membres, les processus internes, les rapports d'audit, les dossiers, les observations ... il est possible de détecter préalablement les causes à l’origine de déficiences avérées.

Après analyse, il est impératif d'établir la liste des mesures de prévention efficaces pour éliminer ces causes potentielles.



 

 

ENREGISTREMENT

·         Planning de l’audit

·         Rapports/audit checklist des audits internes

·         Base de données « audits internes »

·         Base de données “points d’actions”

 

 

Auditeurs – Définitions et Critères

Liste des auditeurs : tous les membres de la commission Qualité et Agréation

 

Critère de qualification d’auditeur interne

·         Etre membre pendant minimum 1  an de la Commission Qualité et Agréation de FEBEX  et pendant 3 ans dans une Fédération membre de FEBEX

·         Avoir suivi la formation d’ « auditeur interne » organisée par FEBEX ou par une organisation reconnue par Febex.

·         L’audit doit être  exécuté par minimum deux auditeur dont une auditeur principal.



 

CHECKLIJST

Nr

Vereisten

Omschrijving

Overeen

stemmend?

Bemerkingen

 

 

 

 

 

1

Aanvaardingsprocedure

Wat zijn de voorwaarden?

- basisopleiding?

- beroepservaring?

- Peterschap?

Proces van aanvaarding?

- voordracht?

- procedure?

 

 

 

2

Organisatie

Organisatie  en structuur

- aanvaardingscommissie

- klachten- en geschillencommissie

- Audit ? Planning?

- Commissie kwaliteit

- Communicatie

 

 

 

3

Documentatie Proces

Waar zijn de procedures beschreven?

- Statuten?

- Regelement inwendige orde?

- Huishoudelijk reglement?

- Ethische code? Deontologie?

 

 

 

4

Ledenlijst

Bestaat er een openbare ledenlijst? Onder welke vorm?

 

 

5

Voorwaarden ledenlijst

 

gerechtsdeskundigen

Wat zijn de extra voorwaarden om als gerechtsdeskundige opgenomen te worden in de ledenlijst?

- Diploma?

- ervaring?

- Dossiers/jaar?

- Cursus?

- Interview ?

 

 

 

6

Controle

Hoe wordt dit nagegaan?

Is er een opvolging?

Gerechtsdeskundigheid / specialiteit?

 

 

 

7

Opvolging

bestaat er een opvolgingsprocedure? inzake gerechtsdeskundigheid? specialiteit?

 

 

 

8

Permanente Vorming en Bijscholing

Hoe wordt de opleiding beoordeeld?

bijkomende vorming?

bestaat er een puntensysteem? welk?

Minimum 32 punten?

Periodiciteit?

 

 

 

9

Besluitvorming

Hoe is de evaluatie en besluitvorming geregeld?

Wat zijn de gevolgen?

 

 

 

 

 

 

 

Checklist

 

Nr

Conditions

Description

Correspondances

Remarques

 

 

 

 

 

1

Procédure d’acceptation

Quelles sont les conditions?

- formation de base?

- expérience professionnelle?

- parrainage?

Processus d’acceptation?

- présentation?

- procédure?

 

 

 

2

Organisation

Organisation  en structure

- commission d’acceptation

- commission des plaintes et conflits

- Audit ? Planning?

- Commission de Qualité

- Communication

 

 

 

3

Processus de documentation

Où retrouver les procédures?

- Statuts ?

- Règlement d’ordre intérieur?

- Règlement interne?

- Code d’éthique et de déontologie?

 

 

 

4

Liste des membres

Existe t’il une liste publique des membres? Sous quelle forme?

 

 

5

Condition liste des membres

 

Experts judiciaires

Quelles sont les conditions supplémentaires pour être repris sur la liste des experts judiciaires ?

- Diplôme?

- Expérience?

- Dossiers/année?

- Cursus?

- Interview ?

 

 

 

6

Contrôle

Comment ces informations sont-t ’elles contrôlées?

Y-a-t-il un suivi?

Spécialité judiciaire ?

 

 

 

7

Suivi

Quelle est la procédure de suivi?

 

 

 

8

Formation continue

Comment la formation est-elle évaluée?

Formation supplémentaire?

Existe-t-il un système de points? lequel?

Minimum 32 points?

Périodicité?

 

 

 

9

Prise de décision

Comment s’organise l’évaluation et la prise de décision?

Quelles sont les conséquences?

 

 

 

 

 

 

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